Rynek pracownika to pomimo pierwszych zwiastunów kryzysu wciąż obecny trend na rynku pracy. Oznacza on nic innego jak to, że ofert pracy jest bardzo dużo, w efekcie czego pracodawcom trudniej znaleźć odpowiednią osobę która zasili szeregi ich firmy. Z pomocą przychodzą head hunterzy, którzy używając odpowiednich narzędzi, baz danych i portali internetowych wyszukują potencjalnie najlepszych kandydatów. Jakie są kluczowe tajniki skutecznej rekrutacji? Jakie standardy powinny dziś spełniać firmy w procesie pozyskiwania pracowników? Jakie wartości są dziś najbardziej pożądane na rynku pracy?
Jak dobrze przeprowadzić interview z kandydatem?
Pozyskanie dobrego kandydata tzw. metodą „direct search” to dopiero połowa sukcesu. Druga połowa to zapewnienie przez rekrutera oraz pozostałe osoby, które biorą udział w całym procesie rekrutacyjnym (liderzy zespołów, managerów) jak najlepszego „candidate experience”, który rzutuje na wizerunek firmy, jak również dobrostan kandydata na dane stanowisko.
Przede wszystkim musimy zrobić na kandydacie dobre wrażenie, czyli być świetnie przygotowani pod względem merytorycznym – dostarczyć charakterystyki departamentu, do którego rekrutujemy, stanowiska, struktury zespołu oraz specyfiki pracy. Należy pamiętać, że proces rekrutacji to również praca na rzecz wizerunku firmy, dla którego pozyskujemy pracowników. Proces powinien być profesjonalny i przyjazny.
Zadaniem rekrutera jest zbadanie mocnych stron kandydata wynikających z CV, a także ewentualnych czerwonych flag, które mogą okazać się problematyczne przy współpracy w przyszłości. Przed każdą rozmową warto stworzyć zindywidualizowaną listę pytań, która uporządkuje przebieg spotkania i ułatwi podjęcie decyzji. Chaos w zadawanych pytaniach nie będzie działał na naszą korzyść. Dajmy też kandydatowi czas na zadawanie jego własnych pytań. To, jakie zadaje pytania i czy w ogóle je zada daje nam kolejne, cenne informacje na jego temat.
Nie zapominajmy również upewnić się, czy jest to kandydat pasywny (pozyskany przez rekrutera), czy aktywny (taki, który sam złożył aplikację). Jeśli to pierwsze, to podczas interview powinniśmy położyć szczególny nacisk na zaprezentowanie naszej firmy i oferty pracy jako szczególnie atrakcyjnej, gdyż kandydat nie zaaplikował do nas samodzielnie. Oznacza to, że najzwyczajniej w świecie bada rynek, ale nie jest powiedziane, że na pewno chce zmienić pracę. Musimy zatem przekonać go, że nasza firma to ten właściwy kierunek
i że zmiana będzie dla niego korzystna. Po serii pytań do kandydata, podsumujmy spotkanie i poinformujmy go o następnych krokach. Nasz rozmówca musi wiedzieć kiedy może spodziewać się odpowiedzi o zakwalifikowaniu się do kolejnego etapu, kto przeprowadzi kolejną rozmowę i na czym ten etap będzie polegał (zwyczajna rozmowa, test kompetencji, test psychologiczny, rozmowa w języku obcym).
Wreszcie jeden z ważniejszych aspektów – stwórzmy dobrą atmosferę, która utkwi kandydatowi w pamięci. Najprawdopodobniej nie będzie on pamiętał co najmniej połowy pytań, które zadaliśmy, ale na pewno zapamięta atmosferę jaką stworzyliśmy podczas spotkania. Bardzo często podawaną przyczyną odrzucenia oferty nie są aspekty finansowe, a właśnie zła atmosfera między kandydatem a rekrutującym, która zwiastuje kłopoty w przyszłej pracy. Warto mieć to na uwadze przed spotkaniem z potencjalnym pracownikiem.
Jak Cię widzą, tak Cię piszą
Bardzo istotną, a niestety często pomijaną kwestią dotyczącą dobrze przeprowadzonych rozmów kwalifikacyjnych jest nic innego jak nasz wygląd i otoczenie, w którym przeprowadzamy rozmowę. Jeśli spotkanie odbywa się na żywo sprawa jest o wiele prostsza. Zazwyczaj spotykamy się w biurze, w którym przeważnie panuje ład i porządek. Wymusza to na nas również odpowiedni ubiór i zachowanie.
Gorzej, jeśli spotkanie odbywa się online. Czasy covidowe przyzwyczaiły nas do zdalnego lub hybrydowego modelu pracy, w którym to nawet bardzo ważne spotkania odbywamy na komunikatorach internetowych. Kilkuminutowe spóźnienia, bluza zamiast koszuli, sterta prania na suszarce za naszymi plecami i dźwięki powiadomień w naszym telefonie. Brzmi znajomo? Rujnuje to pierwsze wrażenie, które jest szalenie istotne. Działa to oczywiście w obie strony.
Kwestią obligatoryjną w przypadku rekrutacji online jest również wzajemne uruchomienie kamery przez obie uczestniczące w rozmowie osoby. Ułatwia to komunikację niewerbalną i daje obraz staranności przygotowania do ważnego spotkania. Uruchomienie kamery zapobiega też w znaczącym stopniu podszywania się pod aplikującą osobę zastępcy, co jest nierzadkim zjawiskiem szczególnie w przypadku rekrutacji międzynarodowych.
Sukcesem jest dobra lista pytań
Zwykle na rozmowę kwalifikacyjną z kandydatem mamy przygotowaną zróżnicowaną listę pytań, która jest naszym kompasem i pozwala nam w sprawny sposób pokierować całą rozmową i dać jasną odpowiedź, czy dany kandydat wpisuje się w nasze wyobrażenia o idealnym pracowniku, czy nie. Istnieje jednak kilka aspektów, o które bezwzględnie powinniśmy pytać, żeby nie dać się zwieźć na manowce.
Edukacja – wydaje się to banalne, ale dzięki temu pytaniu możemy sprawdzić, czy rozmówca nie mija się z prawdą jeśli chodzi o daty rozpoczęcia i zakończenia edukacji (często w CV podane są błędne daty, dlatego warto zbadać podczas rozmowy czy kandydat naprawdę skończył daną szkołę/uczelnię, a może zrobił zwykłą literówkę). Poza tym istotne jest, czy kandydat wybrał kierunek studiów w sposób w miarę przemyślany i bliski jego zainteresowaniom.
Motywacje do zmiany pracy, to jedno z ważniejszych pytań, ponieważ motywacji kandydaci mają naprawdę wiele: podjęcie nowych wyzwań, przerwanie rutyny, problemy/ niezadowolenie z poprzedniej pracy (warto dopytać jakie), poszukiwanie stabilności, premia roczna, wyższa pensja, lepszy pakiet świadczeń socjalnych, samochód służbowy (ludzie potrafią pytać o konkretną markę samochodu…), karta paliwowa, zajęcia z jogi, karta multisport i wreszcie – możliwość rozwoju i awansu. Odpowiedź kandydata na proste pytanie: „Dlaczego chcesz zmienić pracę?” lub „Dlaczego interesuje Cię to stanowisko/firma?” może dać nam odpowiedź czy ta osoba pasuje do naszego zespołu i czy
w ogóle jest sens, żebyśmy rozważali jej zatrudnienie. Ktoś o odpowiednich kompetencjach merytorycznych, ale nieprzystających aspiracjach nie będzie dla określonej firmy dobrym pracownikiem. Jeśli mamy niewielki zespół z jasno podzielonymi obowiązkami, raczej nie ma mowy o awansie. Przeważnie nie wybierzemy też osoby, której motywacją do zmiany pracy są tylko i wyłącznie wyższe zarobki lub posiadanie samochodu służbowego konkretnej marki.
Kolejny etap to analiza kompetencji – warto pokusić się o zadanie chociaż dwóch pytań kompetencyjnych, wymagających podania przez kandydata przykładów konkretnych sytuacji, w których zdarzyło mu się znaleźć (oczywiście w sferze zawodowej) z opisaniem, jak sobie
z nimi poradzi, czego go to nauczyło, co w przyszłości zrobiłby inaczej. W ten sposób najłatwiej ocenimy czy kandydat rzeczywiście wie o czym mówi i czy informacje zawarte w CV mają odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dogłębna analiza kompetencji pracownika nie jest zwykle zadaniem rekrutera podczas pierwszego etapu procesu, tylko managera lub specjalisty w kolejnych jego fazach. Warto też podkreślić, że coraz częściej różne stanowiska pracy wymagają bardzo specjalistycznych umiejętności, które osoba z wykształceniem kierunkowym nabywa dopiero podczas pracy w danej firmie na określonym stanowisku.
W tym miejscu muszę wspomnieć o niezwykle ważnym pytaniu o wartości, które według rosnącej liczby firm i managerów stają się ważniejsze niż szczegółowe umiejętności. Umiejętności, szczególnie kiedy kandydat posiada wykształcenie kierunkowe, można nabyć w trakcie pracy. Natomiast dopasowanie do wartości i kultury pracy panujących w danej firmie są kluczowe dla przyszłych sukcesów oraz dobrej pracy zespołów. Musimy zdawać sobie sprawę z tego, że z pewnych umiejętności możemy naszego przyszłego pracownika podszkolić, douczyć, wysłać na dodatkowy kurs. W dalekiej większości przypadków jednak nie wpoimy ukształtowanej, dorosłej osobie wartości, które są dla nas ważne, a nie są przez nią podzielane. Nie powinniśmy więc tego lekceważyć, bowiem dopasowanie do zespołu i firmy pod względem wartości i osobowości jest kwestią kluczową. Dlatego tak ważne jest, aby rekruterzy szczególnie Ci zewnętrzni, pracujący dla swoich klientów byli w sposób jasny wprowadzani i informowani o wartościach dzielonych przez swojego klienta.
Pytania nieinkluzywne
Pewnie większość kobiet przynajmniej raz usłyszała na rozmowie kwalifikacyjnej pytanie: „Czy planuje Pani posiadanie dziecka?”. Ja niestety jestem w tej grupie. Oburza mnie to tym bardziej, że jestem nie tylko kobietą, ale kobietą-rekruterem i nie muszę chyba pisać, że zadawanie takich pytań jest w dzisiejszych czasach niedopuszczalne.
Pytanie takie bowiem z góry sugeruje nam, że zatrudnienie kobiety, która w przyszłości będzie chciała mieć dziecko, będzie dla pracodawcy problemem i prawdopodobnie dyskwalifikuje ją to z dalszych etapów procesu, jeśli odpowiedź będzie brzmiała „Tak, planuję dziecko w niedalekiej przyszłości”. Jest to więc pytanie dyskryminujące.
Do pytań dyskryminujących, zaliczamy również pytania o wiek, stan cywilny, wyznanie, orientację seksualną, preferencje polityczne (nawet w formie zagajenia rozmowy, żartu) czy pochodzenie etniczne.
Nie powinniśmy również pytać o oczekiwania finansowe, jeśli posiadamy już tę informację od rekrutera, który przeprowadził dla nas wstępny screen z kandydatem. Ponowne pytanie o finanse może świadczyć o braku przepływu informacji w firmie i niestety niesie ze sobą ryzyko, że kandydat wykorzysta tę sytuację na swoją korzyść, podając jeszcze wyższe oczekiwania, niż podczas wstępnej rozmowy z rekruterem.
Dlaczego tak ważne jest, żeby nasza firma mogła pochwalić się mianem inkluzywnego (włączającego) pracodawcy? Rozmowa rekrutacyjna to ważny moment, w którym możemy pokazać swój stosunek do świata wartości, a zatem swoje dobre lub złe strony. Jaka rekrutacja, taka prawdopodobnie cała firma.
Przede wszystkim, proinkluzywna polityka firmy wzmacnia jej reputację jako tej, która staje się atrakcyjniejszą na wciąż konkurencyjnym rynku pracy i przyciąga różnorodne talenty. Badania pokazują, że posiadanie w strukturach zespołów różnorodnych talentów wzmacnia produktywność oraz innowacyjność pracowników. To z kolei przekłada się wprost na dochody przedsiębiorstwa oraz przyczynia się do budowania marki organizacji jako tej, która troszczy się o różnorodność w swoich strukturach, zapewniając tym samym uczciwe praktyki zatrudniania.
Siła konstruktywnego feedbacku
Kiedy wracałam do moich kandydatów z informacją zwrotną odnośnie do konkretnego procesu rekrutacyjnego najczęściej bardzo dziękowali mi, że w ogóle się do nich odezwałam. Byłam tym zszokowana. Z przeprowadzonych przeze mnie rozmów z kandydatami jasno wynikało, że najwięcej negatywnych opinii na temat procesów rekrutacyjnych w najróżniejszych firmach, dotyczyło braku informacji zwrotnej.
Idealną praktyką jest udzielenie kandydatowi feedbacku w ciągu 48 godzin od przeprowadzonej rozmowy. Jeśli z różnych przyczyn nie jest to możliwe, starajmy się udzielać feedbacku w ciągu tygodnia roboczego. To niezwykle ważne, aby cały proces rekrutacyjny miał określone tempo. Kandydat musi czuć, że wciąż jest w procesie, a nie domyślać się, czy skoro minęły dwa tygodnie od rozmowy z managerem to znaczy, że już odpadł, czy może manager i rekruter są „zarobieni” i nie mają czasu na rozmowę?
Pamiętajmy też, że jeśli zbyt długo będziemy zwlekać z feedbackiem, w tym czasie nasz kandydat może dostać inną ofertę i nasza szansa na zatrudnienie wymarzonego pracownika przepadnie. Idealną formą przekazania feedbacku jest rozmowa telefoniczna, ale jeśli
z jakichś powodów nie możemy lub nie chcemy tego zrobić, powinniśmy wysłać wiadomość drogą mailową. Informacja zwrotna, którą przekazujemy musi być konstruktywna. Powinna zawierać wszystkie zalety, które zauważyliśmy i niedostatki, które niestety zadecydowały
o negatywnej decyzji dotyczącej procesu.
Warto też dodać na co kandydat powinien zwrócić uwagę w przyszłych procesach rekrutacyjnych. Taka konstrukcja feedbacku zapewni nam szacunek kandydata i pewność, że będzie dobrze mówił o naszej firmie. Nie oszukujmy się – poczta pantoflowa i siła Internetu działają najskuteczniej. Ponadto, przekazując konstruktywny feedback nie palimy mostów. Kto wie, czy w kolejnych procesach rekrutacyjnych do naszej firmy, to właśnie ta osoba nie będzie tą najlepszą?
Prowadzenie procesów rekrutacyjnych end-to-end to ważny i skomplikowany proces. Sukces każdej organizacji zależy od jakości i przydatności kadr jakie jest w stanie przyciągać. Procesy rekrutacyjne są również trudne i stresujące dla osób ubiegających się o prace, które często pilnie potrzebują zatrudnienia lub stoją przed decyzją o zmianie wieloletniej ścieżki kariery na rzecz nieznanej przyszłości. Cały szkopuł polega na tym, żeby proces przeprowadzać z szacunkiem dla kandydata i to w taki sposób, żeby zapamiętał naszą firmę jako przyjazne, respektujące jego czas i godność środowisko pracy. Rozmowa kwalifikacyjna powinna być jak rozmowa przy kawie. Kandydat to partner w rozmowie, a nie uczeń w szkolnej ławie bombardowany pytaniami czytanymi z kartki. Jeśli chcemy zatrudniać dobrych pracowników, najpierw więc przyjrzyjmy się sobie.
