Dla każdego lidera „musimy” znaczy coś innego. Dla jednych to będzie mus wprowadzenia tego, co ktoś im narzuca, bo ma do tego formalne prawo – tak jest w przypadku spółek zarządzanych przez fundusze inwestycyjne. Dla innych to będzie mus bliżej nieokreślonej siły, która trzyma ich umysły w strefie „bo tak”.
Ten artykuł ukazuje się w styczniu 2024 – miesiącu zachwytu nowym rokiem i nowymi wyzwaniami. Chciałabym jednak zaprosić was na chwilę refleksji nad minionym rokiem. Cofnijmy się zatem na moment do grudnia, czasu wstępu do podsumowań roku. 17 grudnia, w niedzielę o 8 rano jadę do Warszawy w „luksusowej” strefie ciszy. Luksusowej, bo to moje pierwsze 2,5 godziny w ciszy w grudniu i z szansą na refleksję nad tym, jak podsumować ostatnie dwanaście miesięcy. Piszę artykuł do styczniowego „Liberté!”, do cyklu o przywództwie, który wspólnie z Agatą Kowalską współtworzymy od kliku miesięcy.
Grudzień 2023 w polskiej polityce to czas wielkiego świętowania wolności. 16 grudnia Krystyna Janda, prezeska teatru Polonia, podczas spotkania po spektaklu w Teatrze Starym w Krakowie mówi, jak ogromną ulgą jest dla niej zakończenie okresu 8 lat cenzury dla sztuki. Jednocześnie dzieli się refleksjami ważnymi dla świadomego, odpowiedzialnego przywódcy – mówi o tym, czym jest odpowiedzialność za 400 pracowników, bo tylu pracuje w sumie w dwóch teatrach – Polonia i Och, a także o poczuciu odpowiedzialności za prowadzenie dobrego, świadomego i społecznie odpowiedzialnego biznesu, który jednocześnie ma zapewnić stabilność finansową 400 rodzinom. Frekwencja 95%, 250 tys. widzów i to najważniejsze KPI (key performance indicators), kluczowe dla uznania tego roku za rok sukcesu; nie mniej kluczowym dla jego przyszłości jest zmiana władzy dokonana w grudniu 2023.
Grudzień w biznesie to zawsze intensywny czas dla przywódców. Czas tak zwanego „dowożenia” wyników finansowych, wstępnych przymiarek do tego, jak wyglądają wyniki dla naszych KPI za kończący się wielkimi krokami rok, a dopinanie budżetów na kolejny rok przeplata się z licznymi spotkaniami świątecznymi. Dzielą się one na te, na które chcemy iść, na które nam wypada iść i te, na które z racji naszej roli musimy iść. Budżety dzielą się na takie, które szacujemy na bazie doświadczenia, realnej oceny rzeczywistości i naszych możliwości i na tak zwane „Excel wszystko przyjmie i potem jakoś to będzie”. Te ostatnie są jak te spotkania świąteczne, na które nie chcemy iść, ale musimy.
Dla każdego lidera „musimy” znaczy coś innego. Dla jednych to będzie mus wprowadzenia tego, co ktoś im narzuca, bo ma do tego formalne prawo – tak jest w przypadku spółek zarządzanych przez fundusze inwestycyjne. Dla innych to będzie mus bliżej nieokreślonej siły, która trzyma ich umysły w strefie „bo tak”. Niezależnie od tego, czym w danym przypadku jest ten mus, każdemu liderowi życzę, aby miał możliwość robienia budżetów w oparciu o realne dane, wypracowane strategie długofalowe i cele na najbliższy rok, własne doświadczenie, zaufanie do niego i odwagę.
Algorytmy Stravy (aplikacja do mierzenia i rejestrowania wyników i postępów sportowych) rzucają nam podsumowania roku już w połowie grudnia, kończąc ten rok bez pardonu o kilkanaście dni wcześniej. Przyjemniejsze algorytmy Spotify informują nas o naszej ulubionej piosence czy podcaście minionego roku. Bilanse finansowe spółek i podsumowanie minionego roku w walucie przyjdzie do nas znacznie później, ale już pod koniec grudnia szacujemy, jakie będzie. W tym niesamowitym tempie grudnia i ilości różnorodnych emocji, które ze sobą niesie, świadome, spokojne podsumowanie roku staje się wyzwaniem dla niejednego lidera, zmęczonego już tym całym rokiem. Podsumowanie… no tak, rok się kończy – „musimy” podsumować. A może jednak chcemy, a nie musimy podsumować?
Jakie obszary warto podsumować w kontekście dalszego rozwoju nas – przywódczyń / przywódców? Nasza bazowa lista to cztery obszary, bez których naszym zdaniem przywództwo nie istnieje: wiedza, czas, komunikacja oraz współpraca.
Wiedza
Liderko, liderze, przyglądnij się temu, co w ciągu minionych dwunastu miesięcy zrobiłaś / zrobiłeś dla rozwoju swojej wiedzy. Ocenianie własnego rozwoju i podnoszenia kwalifikacji zawodowych w minionym roku jest ważnym elementem planowania rozwoju przywódcy na kolejny czas. Aby to zrobić skutecznie, polecamy uczynić to w kilku krokach:
1. Zdefiniować cele zawodowe i osobiste na początku roku i określić, jakie kwalifikacje są potrzebne do ich realizacji.
2. Zaplanować działania edukacyjne i szkoleniowe, które pomogą w zdobyciu lub uzupełnieniu potrzebnych kwalifikacji.
3. Monitorować regularnie, nie rzadziej niż raz na kwartał, postępy i efektywność realizowanych działań. Zbierać informacje zwrotne i dokumentować osiągnięcia.
4. Dokonać podsumowania i oceny własnego rozwoju i podnoszenia kwalifikacji na koniec roku, porównując osiągnięte rezultaty z założonymi celami.
5. Wyciągnąć wnioski i zalecenia na przyszłość. Określić mocne i słabe strony oraz obszary do poprawy.
Ocena własnego rozwoju i podnoszenia kwalifikacji w minionym roku pozwala na lepsze poznanie siebie, swoich możliwości i potrzeb, a także na podniesienie motywacji i satysfakcji z pracy. „Jeżeli nie potrafisz czegoś prosto wyjaśnić – to znaczy, że niewystarczająco to rozumiesz” – te słowa Alberta Einsteina są moim osobistym KPI w obszarze wiedzy i przewodnikiem w jej doskonaleniu.
Jako przywódczyni zdobywam wiedzę, żeby być skuteczniejszą liderką. Jednocześnie, podobnie jak u większości liderów, moją codzienną pracą jest dzielenie się wiedzą z ludźmi, z którymi pracuję, tak, aby mogli się rozwijać. Najpewniej dlatego w pewnym momencie moim KPI w obszarze „wiedza” stała się ta miara, idealnie uchwycona przez Alberta Einsteina – umiejętność prostego wyjaśnienia danego zagadnienia, która jest dla mnie definicją satysfakcjonującego poziomu wiedzy w danym obszarze. Zachęcam was do tego, żeby znaleźć własny model miary (KPI) do mierzenia postępów w zdobywaniu wiedzy. Ciągły, mądry, selektywny rozwój jest dla lidera jak paliwo napędowe. Podsumowujcie i planujcie swój własny rozwój w obszarze wiedzy zawodowej, wiedzy ogólnej i wiedzy o sobie samych.
Czas
Nie chodzi o to, żeby „mieć” czas. Chodzi o to, żeby z niego umiejętnie korzystać.
Rok 2023 dobiegł końca, a z nim wiele wyzwań i sukcesów, które napotkałaś(-eś) jako liderka / lider. Teraz jest czas na refleksję i planowanie. Zastanów się, jak wykorzystałaś(-eś) 365 dni, które miałaś(-eś) do dyspozycji. Jakie cele osiągnęłaś(-eś)? Jakie błędy popełniłaś(-eś)? Jakie lekcje wyniosłaś(-eś)? Jak rozwijałaś(-eś) się i rozwijałaś(-eś) swoją organizację? Jak dbałaś(-eś) o swoje zdrowie i relacje? Jak wpływałaś(-eś) na innych ludzi i świat?
Rok 2024 przynosi nowe możliwości i wyzwania. Tym razem masz do dyspozycji 366 dni, czyli jeden dzień więcej niż w poprzednim roku. To dodatkowa szansa na realizację twojej wizji i misji. Zastanów się, jak chcesz wykorzystać ten dodatkowy dzień i cały rok. Jakie są twoje priorytety? Jakie są twoje cele? Jak zamierzasz je osiągnąć? Jakie umiejętności chcesz rozwinąć? Jak chcesz współpracować z innymi? Jak chcesz dbać o siebie i swoje otoczenie? Jak chcesz zmieniać świat na lepsze?
Pamiętaj, że jako liderka / lider masz duży wpływ na to, co się dzieje w twojej organizacji i poza nią. Twoje decyzje, działania i postawa mają znaczenie. Dlatego warto poświęcić czas na analizę minionego roku i planowanie przyszłego. To pomoże ci być bardziej świadomym, skutecznym i odpowiedzialnym liderem. Umiejętności planowania swojej pracy są niezwykle ważne dla każdej liderki, każdego lidera, niezależnie od stanowiska i branży. Planowanie pracy pozwala na lepsze zarządzanie czasem, priorytetyzację zadań, unikanie stresu i poprawę efektywności. Polega ono na ustalaniu celów, terminów, zasobów i metod realizacji zadań. Wymaga również monitorowania postępów, oceny wyników i wprowadzania korekt w razie potrzeby. Planowanie pracy jest umiejętnością, którą można rozwijać poprzez stosowanie różnych technik i narzędzi, takich jak listy zadań, kalendarze, harmonogramy, diagramy Gantta, aplikacje mobilne czy oprogramowanie do zarządzania projektami. Lider, który potrafi planować swoją pracę, jest bardziej zorganizowany, produktywny, kreatywny i zmotywowany. Powyższe refleksje w kontekście czasu to nic nowego, to te same proste pytania od lat, oczywiste fakty. Co zatem sprawia, że dobre planowanie czasu wcale nie jest takie proste, a te proste skądinąd pytania nie zawsze mają proste odpowiedzi? Kolejność układania priorytetów w czasie jest kluczem do pisania odpowiedzi na te pytania.
Niektóre zadania są pilne, inne ważne, a jeszcze inne mogą poczekać lub zostać oddelegowane. Jak ustalić, co zrobić najpierw, a co później? Co jest, a co nie jest priorytetem? Jakie wyzwania niesie ze sobą taka decyzja? Jednym z najczęstszych wyzwań jest brak jasnych kryteriów oceny priorytetów. Często nie wiemy, jak mierzyć wartość lub znaczenie naszych zadań, co utrudnia nam podjęcie racjonalnej decyzji. Innym wyzwaniem jest nadmiar informacji i zadań, które przytłaczają nas i rozpraszają naszą uwagę. Trudno nam się skupić na tym, co naprawdę istotne, gdy mamy do czynienia z wieloma źródłami i wymaganiami.
Kolejnym wyzwaniem jest presja czasu i oczekiwań innych ludzi. Czasem musimy dostosować się do terminów i priorytetów narzuconych przez szefa, klienta lub współpracownika, co może być sprzeczne z naszymi własnymi celami i planami. Aby sprostać tym wyzwaniom, warto korzystać z różnych narzędzi i metod, które pomagają nam uporządkować nasze zadania i określić ich priorytety. Możemy na przykład stosować macierz Eisenhowera, która dzieli zadania na cztery kategorie: ważne i pilne, ważne i niepilne, nieistotne i pilne oraz nieistotne i niepilne. Możemy też używać listy zadań (to-do list), na której zaznaczamy najważniejsze i najpilniejsze zadania do wykonania. Możemy również ustalać cele SMART (specyficzne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i terminowe), które pomagają nam określić zakres i czas realizacji naszych zadań.
Kolejność układania priorytetów w czasie to klucz do sukcesu w pracy i życiu osobistym. Pomaga nam lepiej zarządzać naszym czasem i energią, podnosić naszą produktywność i efektywność, redukować stres i poprawiać jakość naszych rezultatów. Warto więc poświęcić trochę czasu na to, aby nauczyć się tej umiejętności i stosować ją w praktyce. Zarządzanie czasem z klucza priorytetów jest sprawdzoną metodą. Dla każdego lidera będzie to oznaczać co innego. Miałam przyjemność poznać lidera, który dla skutecznego zarządzania czasem w celu ratowania swojego biznesu przeanalizował z aptekarską dokładnością czynności swojego dnia, krok po kroku i bardzo racjonalnie z dużym wysiłkiem pozbył się tych wszystkich aktywności, które nie przybliżały go do obranego celu. To była jego definicja zarządzania swoim czasem. Zrobił to z ogromną odwagą. Był w tym działaniu bardzo, bardzo zasadniczy, nie odbierał telefonów ani maili, nie umawiał się na spotkania, jeśli nie dotyczyły tej sprawy. Wyznaczył swój priorytet na tamten czas, nie rozpraszał się, z dużą pokorą i bez poklasku pracował nad swoim priorytetem w czasie. Odniósł ogromy sukces.
Komunikacja
„Komunikacja pracuje dla tych, którzy nad nią pracują” – John Powell. Liderko, liderze, zastanów się jak wyglądało twoje komunikowanie się w roku 2023. Jak słuchałaś(-eś), jak formułowałaś(-eś) myśli? Czy widzisz jakieś obszary do poprawy w tej materii i z czego jesteś najbardziej dumna(-y)?
Dlaczego warto rewidować nasze postępy i plany w temacie skutecznej komunikacji? Ponieważ to właśnie komunikacja jest kluczowym elementem sukcesu w każdej dziedzinie życia. Nie wystarczy jednak tylko komunikować się, trzeba to robić skutecznie i efektywnie. Aby to osiągnąć, należy stale pracować nad swoimi umiejętnościami komunikacyjnymi, takimi jak słuchanie, mówienie, pisanie i czytanie. Komunikacja pracuje dla tych, którzy nad nią pracują, ponieważ pozwala im lepiej zrozumieć siebie i innych, budować dobre relacje, rozwiązywać problemy i osiągać cele. Komunikacja jest procesem, który wymaga zaangażowania, uwagi i ciągłego doskonalenia.
Ocena umiejętności dostosowania przekazu pisanego do typu odbiorcy jest ważnym elementem oceny kompetencji w zakresie komunikacji. Przekaz pisany powinien być zgodny z celem, sytuacją i oczekiwaniami odbiorcy. Niektóre z kryteriów, które należy wziąć pod uwagę przy ocenie umiejętności dostosowania przekazu pisanego do typu odbiorcy, to:
- styl i rejestr języka: czy przekaz pisany jest formalny czy nieformalny, czy używa odpowiedniego słownictwa i gramatyki, czy unika błędów ortograficznych i interpunkcyjnych;
- struktura i organizacja tekstu: czy przekaz pisany ma jasny i logiczny układ, czy zawiera wprowadzenie, rozwinięcie i zakończenie, czy stosuje odpowiednie łączniki i znaki graficzne;
- treść i spójność: czy przekaz pisany odpowiada na zadane pytanie lub temat, czy zawiera wystarczającą ilość informacji i argumentów, czy jest zgodny z faktami i logiką, czy unika powtórzeń i sprzeczności;
- celowość i skuteczność: czy przekaz pisany spełnia swój cel komunikacyjny, czy przekonuje, informuje lub bawi odbiorcę, czy wywołuje pożądane reakcje i emocje.
Ocena umiejętności lidera w zakresie dostosowania przekazu wypowiedzi ustnej do typu odbiorcy jest ważnym elementem oceny kompetencji komunikacyjnych. W zależności od tego, czy rozmawiamy z klientem, przełożonym, podwładnym, kolegą czy znajomym, powinniśmy stosować odpowiedni język, styl, ton i poziom formalności. Niektóre z kryteriów oceny tej umiejętności to:
- znajomość charakterystyki i oczekiwań odbiorcy;
- umiejętność dopasowania treści i formy przekazu do celu i sytuacji komunikacyjnej;
- umiejętność wykorzystania odpowiednich środków językowych i niewerbalnych;
- umiejętność zbudowania relacji i zaufania z odbiorcą;
- umiejętność reagowania na sygnały zwrotne i pytania odbiorcy.
Crème de la crème, czyli ocena umiejętności aktywnego słuchania jest kolejnym ważnym elementem procesu komunikacji i rozwoju osobistego. Aktywne słuchanie polega na uważnym i zainteresowanym odbiorze tego, co mówi rozmówca, bez oceniania, przerywania lub wypowiadania się z własnej inicjatywy. Aktywne słuchanie wymaga od słuchacza skupienia, empatii i zrozumienia. Aby ocenić umiejętność aktywnego słuchania, można zastosować następujące kryteria:
- parafraza – czy słuchacz potrafi podsumować treść i emocje wypowiedzi rozmówcy, używając własnych słów;
- pytania – czy słuchacz zadaje pytania otwarte, zamknięte lub uzupełniające, aby lepiej zrozumieć lub zweryfikować przekaz rozmówcy;
- zachęty – czy słuchacz używa słów lub gestów, aby pokazać rozmówcy, że jest zainteresowany i zachęcić go do kontynuowania wypowiedzi;
- odbicie – czy słuchacz potrafi wyrazić swoje własne uczucia lub opinie w odpowiedzi na wypowiedź rozmówcy, nie narzucając mu swojego punktu widzenia;
- unikanie zakłóceń – czy słuchacz unika rozpraszania się, przerywania rozmówcy lub wyrażania negatywnych reakcji.
Oceniając umiejętność aktywnego słuchania, należy brać pod uwagę zarówno treść, jak i formę komunikacji. Nie wystarczy tylko powtarzać lub potakiwać rozmówcy, trzeba również wykazać zainteresowanie, szacunek i zaangażowanie.
Współpraca
Last but not least, ta przyjemna wisienka na torcie podsumowań i planowania kolejnego roku. Zastanów się, kto towarzyszył ci w drodze zawodowej przez ostatni rok i nad tym, z kim będziesz szedł ramię w ramię przez rok kolejny. Współpraca oraz codzienne interakcje z ludźmi, z którymi współpracujemy, pochłaniają bardzo dużą ilość naszej energii w codziennej pracy. Warto w ramach podsumowania roku zastanowić się nad tym, z kim i dlaczego dobrze nam się współpracuje. Kto dodaje nam skrzydeł, a kto wręcz odwrotnie, drenuje nas z energii i sprawia, że każdy wysiłek jest przepalonym czasem i do niczego nie prowadzi. To, kim się otaczamy i z kim współpracujemy bardzo mocno wpływa na to, jaką liderką / jakim liderem jesteśmy i kim możemy się stać w przyszłości. Wspólnie zwykli ludzie mogą osiągać niezwykłe rezultaty. To myśl przewodnia, bardzo ważna w kontekście budowania świadomego przywództwa w naszej codziennej pracy, w której staramy się pomagać innym ludziom w realizacji ich celów i marzeń. Mocno wierzę w to, że każdy ma w sobie potencjał, który można rozwijać i wykorzystywać na rzecz dobra wspólnego.
Zachęcam was do oceny tego, jak konkretnie wpływały na wasz rozwój jako liderów konkretne osoby, z którymi pracujecie codziennie. Czy jest wśród tych osób ktoś, kto ma na was zły wpływ i ciągnie was w dół? Jeśli tak, to warto krok po kroku zaplanować zmianę tej relacji, a jeśli to będzie bezskuteczne, to zaplanować wyjście z takiej relacji zawodowej.
Praca z innymi ludźmi niesie ze sobą wiele wyzwań, które mogą utrudniać osiągnięcie wspólnego celu. Niektóre z nich to:
- komunikacja: aby praca zespołowa była efektywna, konieczne jest zapewnienie jasnej, spójnej i regularnej komunikacji między wszystkimi członkami zespołu. Powinna ona dotyczyć zarówno celów, zadań, terminów, jak i problemów, opinii i sugestii. Brak komunikacji może prowadzić do nieporozumień, konfliktów, błędów i straty czasu;
- różnice indywidualne: każdy członek zespołu ma swoją osobowość, styl pracy, preferencje, umiejętności i doświadczenie. Te różnice mogą być źródłem kreatywności i innowacji, ale także powodem napięć i niezgodności. Aby wykorzystać potencjał różnorodności, należy szanować i doceniać różnice między ludźmi, a także dążyć do znalezienia wspólnego języka i kompromisów;
- podział obowiązków: praca zespołowa wymaga sprawiedliwego i efektywnego podziału obowiązków między członkami zespołu. Powinien on uwzględniać kompetencje, zainteresowania i dostępność każdego z nich. Nierówny lub niejasny podział obowiązków może prowadzić do sytuacji, w której niektórzy członkowie zespołu są przeciążeni lub znudzeni pracą, a inni czują się pominięci lub niedocenieni;
- odpowiedzialność: praca zespołowa wymaga również odpowiedzialności zarówno indywidualnej, jak i zbiorowej. Każdy członek zespołu powinien być odpowiedzialny za wykonanie swoich zadań w terminie i zgodnie z ustalonymi standardami. Ponadto każdy powinien być poczuwać się do wspierania członków zespołu i dbanie o dobro całej grupy. Brak odpowiedzialności może prowadzić do opóźnień, niskiej jakości pracy i utraty zaufania.
Praca zespołowa jest więc pełna wyzwań, ale także możliwości rozwoju osobistego i zawodowego. Aby sprostać tym wyzwaniom, należy stosować się do kilku podstawowych zasad: ustalić jasny i wspólny cel oraz plan działania; komunikować się otwarcie i szczerze; słuchać aktywnie i ze zrozumieniem; szanować i doceniać różnice między ludźmi; dzielić się obowiązkami sprawiedliwie i efektywnie; być odpowiedzialnym za siebie i za innych; współpracować i pomagać sobie nawzajem; uczyć się na bieżąco i poprawiać swoje działania. Warto z powyższych zasad uczynić kierunkowskazy do działania w zakresie współpracy w kolejnym roku.
Wspólnie z Agatą Kowalską chcemy robić podsumowania i naszym zdaniem warto, by każdy świadomy siebie lider zrobił je dla siebie samego i dla zespołu, któremu przewodzi. Czas poświęcony na podsumowanie i planowanie kolejnego roku to bardzo dobrze spędzony czas. Szczególnie w świecie wiecznego pośpiechu, w którym żyjemy w naszej codziennej pracy.
Droga czytelniczko / drogi czytelniku, życzymy Ci skutecznych podsumowań i mądrych planów, których realizacja sprawi, że będziesz rozwijać się w kierunku bycia wybitnym, spełnionym liderem.
